各培養(yǎng)單位務(wù)必通知到每一位畢業(yè)生根據(jù)本人畢業(yè)去向和就業(yè)單位的類(lèi)型，于6月24日（星期二）以前，登錄西南大學(xué)就業(yè)網(wǎng)（https://swu.cqbys.com/）“重慶市普通高校畢業(yè)生智慧就業(yè)平臺(tái)”，完整準(zhǔn)確填寫(xiě)“檔案轉(zhuǎn)寄類(lèi)型”“檔案轉(zhuǎn)寄單位名稱(chēng)”“檔案轉(zhuǎn)寄所在地及詳細(xì)地址”“檔案轉(zhuǎn)寄聯(lián)系人”“檔案轉(zhuǎn)寄聯(lián)系電話(huà)”。未就業(yè)的畢業(yè)生由學(xué)生職業(yè)發(fā)展與就業(yè)服務(wù)中心按相關(guān)政策在系統(tǒng)中自動(dòng)生成轉(zhuǎn)遞至生源地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的有關(guān)信息。

1.已經(jīng)落實(shí)就業(yè)單位

（1）到機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位就業(yè)或定向就業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位、定向單位，或指定的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（2）到非公單位就業(yè)、靈活就業(yè)以及自主創(chuàng)業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞到就業(yè)創(chuàng)業(yè)地或生源地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。畢業(yè)生需提前與公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系辦理相關(guān)手續(xù)，確保對(duì)方能接收檔案。

2.未落實(shí)就業(yè)單位

檔案轉(zhuǎn)遞到生源地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

3.出國(guó)留學(xué)、自由職業(yè)

檔案轉(zhuǎn)遞到生源地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

4.考取外校研究生

檔案轉(zhuǎn)遞到錄取院校，一般為錄取院校的培養(yǎng)單位或研究生招生辦公室。

5.公費(fèi)師范生、定向委培生

公費(fèi)師范生檔案原則上回生源所在地，定向委培碩士、博士畢業(yè)研究生，檔案轉(zhuǎn)回委培單位或指定的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。此類(lèi)情況一般不允許更改檔案轉(zhuǎn)遞信息，特別情況需要更改的，必須經(jīng)學(xué)生職業(yè)發(fā)展與就業(yè)服務(wù)中心審批同意后方能辦理。

（四）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息的統(tǒng)計(jì)與報(bào)送

6月25日（星期三）和6月27日（星期五），學(xué)生職業(yè)發(fā)展與就業(yè)服務(wù)中心分別向檔案館提供全日制本科生和研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息，后續(xù)如有特殊情況確需更改檔案轉(zhuǎn)遞信息的，請(qǐng)畢業(yè)生登錄西南大學(xué)就業(yè)網(wǎng)“重慶市普通高校畢業(yè)生智慧就業(yè)平臺(tái)”提交更改申請(qǐng)，就業(yè)中心審核通過(guò)后，在集中轉(zhuǎn)遞前1個(gè)工作日，將更改情況發(fā)送給檔案館。檔案轉(zhuǎn)遞信息更改截止時(shí)間為6月28日（本科生）和7月1日（研究生）。檔案集中裝袋轉(zhuǎn)遞階段，不得更改檔案轉(zhuǎn)遞信息。

公費(fèi)師范教育碩士的檔案轉(zhuǎn)遞信息（檔案接收單位、接收地址、接收人、接收人聯(lián)系電話(huà)）由相關(guān)培養(yǎng)單位統(tǒng)計(jì)，6月25日（星期三）以前將檔案轉(zhuǎn)遞信息電子檔發(fā)送給檔案館。

（五）畢業(yè)生檔案材料的收集

畢業(yè)生檔案包括入學(xué)前檔案材料和在校期間形成的檔案材料。在校期間形成的檔案材料分散在本科生院（招生辦公室）、研究生院、黨委學(xué)生工作部學(xué)生工作處武裝部和校醫(yī)院等多個(gè)部門(mén)，請(qǐng)各培養(yǎng)單位按照相關(guān)部門(mén)規(guī)定時(shí)間和程序領(lǐng)取應(yīng)歸檔材料，并以學(xué)生個(gè)人為單位整理，將材料裝入對(duì)應(yīng)的畢業(yè)生檔案袋，確保檔案材料不遺漏、不錯(cuò)裝。

（六）畢業(yè)生檔案材料整理裝袋

1.領(lǐng)取檔案材料、畢業(yè)生檔案袋和學(xué)生信息標(biāo)簽。各培養(yǎng)單位按照相關(guān)部門(mén)的通知領(lǐng)取檔案材料、畢業(yè)生檔案袋及學(xué)生信息標(biāo)簽。

2.畢業(yè)生檔案材料裝袋。各培養(yǎng)單位將畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料鑒定后裝入畢業(yè)生檔案袋，同類(lèi)檔案如有多份，按照形成先后排列。在檔案袋正面張貼學(xué)生信息標(biāo)簽，在“檔案材料目錄欄”勾選本袋檔案材料。輔導(dǎo)員在學(xué)生信息標(biāo)簽“裝檔人”處簽字確認(rèn)。其后按專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)進(jìn)行排序整理，準(zhǔn)備歸檔。

3.與新生檔案合并裝檔密封。各培養(yǎng)單位在集中裝檔轉(zhuǎn)遞時(shí)間到博物館四樓405大廳領(lǐng)取新生檔案和《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，將新生檔案裝入畢業(yè)生檔案袋中。裝檔人檢查所有檔案材料裝袋無(wú)誤后，用密封條密封檔案并加蓋西南大學(xué)檔案密封章。

4.EMS郵寄袋裝袋及密封。各培養(yǎng)單位將密封完好的檔案和《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》裝入EMS郵寄袋，張貼檔案對(duì)應(yīng)的學(xué)生EMS郵寄單，確認(rèn)檔案與郵寄單同屬一人后，密封郵寄袋并加蓋西南大學(xué)檔案密封章。暫不外寄的畢業(yè)生檔案（暫緩轉(zhuǎn)遞、升學(xué)本校、正式入職本校、入站本校博士后）不裝入郵寄袋。

（七）畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞

1.檔案寄送。檔案館協(xié)調(diào)郵局現(xiàn)場(chǎng)收寄畢業(yè)生檔案。請(qǐng)各培養(yǎng)單位列出《2025屆畢業(yè)生檔案交寄清單》（附件2），與郵局共同清點(diǎn)后，簽字完成寄送。

2.不外寄檔案的交接。

（1）升學(xué)本校的畢業(yè)生檔案由各培養(yǎng)單位列出《2025屆畢業(yè)生升學(xué)本校檔案移交清單》（附件3），將密封好的檔案和清單交檔案館暫時(shí)保管，下學(xué)期開(kāi)學(xué)后由研究生輔導(dǎo)員到館提檔；

（2）正式入職本校（含博士后）的畢業(yè)生檔案，由培養(yǎng)單位列出《西南大學(xué)教職工（含博士后）檔案移交清單》（附件5），將密封完好的檔案和移交清單交檔案館教職工檔案室（檔案館101室）；

（3）學(xué)生畢業(yè)后，檔案原則上不再留校，如有少數(shù)畢業(yè)生確因客觀(guān)原因（等待落戶(hù)、公示期未結(jié)束、考察程序未完成、就業(yè)單位暫時(shí)不接收檔案等）需暫緩寄送的，由畢業(yè)生向培養(yǎng)單位申請(qǐng)，培養(yǎng)單位形成《2025屆畢業(yè)生暫緩寄送檔案移交清單》（附件4），將密封完好的檔案和簽字蓋章的移交清單交檔案館保管。

（八）畢業(yè)生檔案去向查詢(xún)

高校畢業(yè)生檔案采用“郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”轉(zhuǎn)遞，檔案交寄以后，檔案館收集畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息及EMS單號(hào)反饋給各培養(yǎng)單位，畢業(yè)生可從輔導(dǎo)員處或檔案館官網(wǎng)檔案利用預(yù)約系統(tǒng)（https://lyxddag.swu.edu.cn/）查詢(xún)本人檔案去向及EMS單號(hào)，通過(guò)EMS網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或服務(wù)電話(huà)11185查詢(xún)檔案物流信息。

畢業(yè)生須時(shí)刻關(guān)注自己的檔案投遞狀態(tài)，在畢業(yè)三個(gè)月內(nèi)到檔案管理單位核查本人檔案，如檔案未如期寄達(dá)，可直接與學(xué)校檔案館聯(lián)系查詢(xún)。EMS單號(hào)一年內(nèi)有效，因此需查詢(xún)畢業(yè)生檔案物流信息的，應(yīng)當(dāng)自檔案交寄之日起一年內(nèi)提出。

（九）工作要求

1.高度重視畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。畢業(yè)生檔案是國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)、選拔、錄用人才的重要參考依據(jù)，各培養(yǎng)單位要認(rèn)真履職盡責(zé)，切實(shí)維護(hù)畢業(yè)生的合法權(quán)益。

2.確保畢業(yè)生檔案的齊全、完整。各培養(yǎng)單位要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理畢業(yè)生檔案材料，做好登記，并保留記錄備查。當(dāng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)有材料缺少時(shí)，必須通過(guò)尋找、補(bǔ)辦等措施補(bǔ)齊。

3.嚴(yán)肅畢業(yè)生檔案工作紀(jì)律。畢業(yè)生檔案涉及畢業(yè)生隱私和組織鑒定意見(jiàn)，各培養(yǎng)單位必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，其他人不得接觸畢業(yè)生檔案材料。檔案材料集中裝袋、密封、交接之后的補(bǔ)充或調(diào)整必須由各培養(yǎng)單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。檔案館工作人員不接觸檔案材料，不承擔(dān)檔案內(nèi)容方面的責(zé)任。

4.因時(shí)間緊任務(wù)重，為按時(shí)完成任務(wù)，各培養(yǎng)單位在裝檔前務(wù)必將畢業(yè)生檔案材料以個(gè)人為單位整理好，并按照專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)從小到大排列。

5.各培養(yǎng)單位與檔案館、郵局交接（寄）畢業(yè)生檔案時(shí)要準(zhǔn)備交接（寄）清單，各方須認(rèn)真清點(diǎn)，簽字確認(rèn)。

6.嚴(yán)禁將檔案寄給學(xué)生本人或親屬！嚴(yán)禁個(gè)人攜帶、保管本人或他人檔案！嚴(yán)禁私自拆封檔案！

三、聯(lián)系電話(huà)

畢業(yè)生照片歸檔工作：楊程程，68253638；

北碚校區(qū)全日制本科生檔案工作：楊偉，68367370；

研究生和榮昌校區(qū)本科生檔案工作：李飛雨，68253727。

特此通知。

附件：1.2025畢業(yè)生照片檔案歸檔指南

2.2025屆畢業(yè)生檔案交寄清單

3.2025屆畢業(yè)生升學(xué)本校檔案移交清單

4.2025屆畢業(yè)生暫緩寄送檔案移交清單